jueves, 31 de mayo de 2012

ANTECEDENTES

Antecedentes:

La empresa es conocida con el nombre Tax Poblado Ltda. Básicamente la actividad económica desarrollada de dicha empresa es prestadora de servicios la cual se desempeña en el sector de servicio público individual y colectivo. La organización está conformada por la gerencia, sub-gerencia, asociaos, contabilidad, departamento administrativo (secretarias, cajeros, auxiliares, abogados, jefes de rodamiento, jefe de sistemas, fiducias y cartera) y el departamento operativo (conductores). Está ubicada en el sector de la paz con dirección Kra 43 A # 45 B sur 51 en el municipio de envigado. Las herramientas tecnológicas están conformadas por un servidor, 23 computadores, 3 impresoras 1 scanner, 1 fax, 1 conmutador. También contamos con 2 software Ilimitada que nos presta el servicio de contabilidad, y otro llamado Nemcaja que contiene base de datos de los carros y los conductores.

La empresa fue fundada en 2005 por el señor Luis Carlos Urueña Pérez, comenzando con una pequeña flota de 10 taxis y con 2 empleados. En su comienzo no contaba con equipos tecnológicos, a la fecha la empresa posee alrededor de 900 vehículos afiliados a su parque automotor, y más de 420 vehículos de servicio público en administración convirtiéndose en la empresa administradora de taxis más grande de Medellín.

JUSTIFICACIÓN

Justificacion:

El presente trabajo tiene como fin darle una actualización de forma tecnológica a una rama de la empresa partiendo de la sistematización de una planilla en la que se almacenan los recaudos mensuales de cada taxi y que se ha estado utilizado de manera manual, siendo muy oportuno para sus beneficios ya que es un proceso bastante laborioso y delicado para garantizar un buen servicio a los afiliados.

Con la elaboración de dicha actualización en la planilla de forma digital esperamos llenar todos los requerimientos necesarios para un mejor manejo a la hora de insertar datos y registros referentes a las salidas y entradas financieras del vehículo permitiéndonos lanzar informes mensuales y garantizando la veracidad de los datos requeridos.

Con la realización y desarrollo de dicho sistema se desea satisfacer principalmente al afiliado y luego a la empresa que podrá aprovechar al máximo de los informes y balances que este software le proveerá.

Todos estos beneficios brindaran a la empresa una confiabilidad de su información y su seguridad, además los proyectara como una empresa que está a la vanguardia de la tecnología actual.

El proyecto no tendrá limitaciones ya que la empresa nos permitirá utilizar toda la información y el personal necesario.

OBJETIVOS

Objetivos:


4.1 OBJETIVO GENERAL
Minimizar costos en personal encargado de la suma, restas, análisis y cálculos necesarios para la extracción de la información, obteniendo de estos promedios mensuales y anuales de datos importantes como el tiempo que estuvo el vehículo sin servicio, historial de conductores entre otros datos que nos proporciona la planilla, disminuir en un gran porcentaje los errores en los cálculos que se presentan constantemente agilizar el proceso de cierre del mes.


4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Sistematizar procesos como sumas, restas totalizar tiempo sin servicio, horas de taller, horas permiso, incapacidades.

• Alimentar una base de datos con toda la información de la planilla y la información de cada conductor con el fin de pedir historiales de conductores.

• Utilizar herramientas informáticas para el cálculo de la planilla como Excel, guardar datos barios en bases de datos creadas en Access.

• Lanzar informes que nos permitan visualizar en general la producción y el tiempo que el carro perdió cuantos conductores tuvo y que rentabilidad esta dando el vehículo anualmente.

ALCANCE Y PRODUCTOS

Alcance y Productos:



Inicialmente tendremos lapso de 2 meses en los cuales se piensan emplear como primer paso a seguir un análisis profundo para detectar los errores que se presentan al momento de hacer los cálculos de las respectivas planillas. Finalizando con el análisis se buscara dar solución al problema mediante una herramienta que sistematice la planilla manual que se maneja que tardaría aproximadamente entre 6 o 7 meses.

Siendo el caso de que si sea aprobado la herramienta se procede a la implementación en la plataforma elegida para la SISTEMATIZACION DEL PROCESO Y realizaran pruebas de control durante los 2 próximos meses a su implementación donde se realizaran las correcciones necesarias y se agregaran funciones adicionales que se puedan reflejar en su ejecución en este caso su implementación podría tardar más de los 2 meses. Por último ya estando aprobado el sistema se entregara en correcto funcionamiento a la empresa y sedara la respetiva inducción de su manual de funciones y su adecuado manejo resolviendo preguntas y presentando el paso a paso de todas sus funciones.

METODOLOGÍA

Metodología:


1. entrevistas a los usuarios y clientes internos para determinar los requisitos y necesidades que tengan en general para la entrega del proceso que se hace en el momento.

2. encuestas para determinar el nivel de satisfacción y los problemas en el proceso, que permita ver más fácilmente cuales son los errores mas comunes y con los que mas se hace mas laboriosa la tarea.

3. Auditar personalmente el proceso que se esta haciendo actualmente para obtener un análisis DOFA.

4. Hacer un mapa del proceso que nos permita evaluar mejor el paso a paso, y así agregar o eliminar pasos que se repitan o sean innecesarios.

5. Buscar procesos similares para hacer comparaciones y mejoras.

RECURSOS

Recursos:

CRONOGRAMA

Cronograma:



ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO (meses)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Análisis del problema
director












encuetas y entrevistas
director












Detección errores calculo planilla manual
programador












Propuesta solución
analista












especificación de recursos humanos y tecnológicos
programador












Desarrollo software
programador












Implementación
programador












Entrega software e inducción de uso
programador y director













Este cronograma nos permite ver en q tiempo se desarrollara el proyecto de sistematización de planilla manual la cual tendrá un tiempo estimado de tres meses para su elaboración, implementación e inducción para el manejo adecuado del software y  sus funciones.

DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

Descripción del Negocio:

Razón Social

Tax Poblado Ltda.


Ubicación

La empresa Tax Poblado Ltda. Está ubicada en el sector de la paz con dirección Kra 43 A # 45 B sur 51 en el municipio de envigado.

ORGANIGRAMA

Organigrama:

DESCRIPCIÓN DE ÁREAS DEL NEGOCIO

Descripción de áreas del negocio:

Área de Finanzas.

Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se recauda de las liquidaciones de los vehículos y las fiducias de los respectivos créditos, se utiliza para el funcionamiento adecuado de cada uno de los departamentos con la finalidad de poder acceder a los medios económicos necesarios. la finalidad de este departamento esta enfocada en el buen manejo de los recursos financieros.

Departamentos:
Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, obtención de recursos que se obtiene del producido diario de los carros tanto de liquidaciones como de acuerdos de pago.
Fiducia: es el área encargada de la dirección de actividades de créditos y cobranza.

Departamento Recursos Humanos

Tiene como objetivos mantener el registro de novedades e información sobre el personal tanto administrativo como el operativo, administrar el pago de las incapacidades, liquidaciones, horas extras y la elaboración de la nomina.


Funciones:

-Ejecutar y tramitar el ingreso, retiro y novedades del personal, como también lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes del personal.

-Elaboración de la nomina, liquidaciones y bonificaciones de todo el personal.

-Mantener actualizados la documentación y la base de datos del personal activos, registros con todos los antecedentes, hoja de vida y la información del personal.

Departamento de Sistemas

Tiene por objetivo mantener lo relacionado con sistemas informáticos de los equipos computacionales.

Funciones:
- colaborar a la optimización de los procedimientos administrativos con el apoyo del hardware y software que sea necesario.

- Mantener en buen funcionamiento y actualizado toda la planta de computadores, impresoras, scanner y demás instrumentos de la parte informática.

- desarrollo de nuevo software para su implementación en áreas que lo requieran.

Departamento de rodamiento

Este departamento esta conformado por un grupo de administradores que cumplen con la función de mantener administrar y velar por el buen funcionamiento de los vehículos.

Funciones:

- contratación, retiros, remplazos y entrega del entrega del vehículo.
- supervisión del área de mecánica
-supervisión de planilla y pagos diarios.
- programar reparaciones y mantenimiento del vehículo.

MISION

Mision:

Tax Poblado es una compañía prestadora de servicio, dedicada a satisfacer las necesidades de transporte publico individual de pasajeros en el área metropolitana. Nuestros objetivos de rentabilidad, crecimiento y existencia, estarán en función de las condiciones del mercado, de las necesidades de nuestros clientes o/y pasajeros, siempre guiados por los principios éticos y legales. Nuestra ventaja competitiva es la excelencia en el servicio, basa en la calidad de las personas y como familia que conformamos esta empresa y con la perfecta utilización que hacemos de los recursos disponibles para la prestación del mismo. Nuestra empresa y nuestra gente siempre estarán comprometidas con el crecimiento de la sociedad por medio de nuestros clientes y por lo tanto con el crecimiento de nuestros mercados Objetivos.

VISION

Vision:

Tax Poblado será la mejor empresa de transporte público individual de pasajeros a nivel regional en el 2008 y en las principales ciudades de Colombia para el 2020. Mantenernos como lideres en este sector y a su ves ser reconocida como una empresa modelo de servicio y organización en todos los sectores paralelos y complementarios en la cadena de servicios y clúster, de los diferentes centros de negocios manejados por el Grupo “Invercapita, Multillantas, Procar y Tax Poblado “.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION

Objetivos de la organización:

El objetivo principal de Tax poblado Ltda. Es ser la empresa administradora de transporte público individual de pasajeros mas grande de Colombia contando con un excelente equipo de trabajo comprometido con el desarrollo y crecimiento de nuestros clientes.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

Descripcion Del sistema


Problema Detectado

El problema que se ha detectado en la empresa tax poblado ltda comienza en el departamento de caja y termina en el departamento de contabilidad. el proceso inicia al momento de llenar una planilla que es alimentada diariamente de forma manual por los cajeros con datos de entradas, salidas en dinero y las novedades de dicho vehículo, con estas planillas Contabilidad debe generar una liquidación individual de cada planilla calculando gastos, entradas, novedades, descuentos, incapacidades, etc. que se puedan presentan en el trascurso del el mes y que son representadas gráficamente en una liquidación, Al momento de terminar el mes estas planillas deben estar totalmente llenas, es decir, no deben de tener un faltante en dinero o alguna novedad si especificar. Todos los gastos deben estar reunidos en una base de datos y archivados en carpetas individuales, estos datos son procesados automáticamente por Access y también sumados de forma manual de manera que ambos resultados coincidan, de no ser asi estos serán comparados y organizados hasta que el resultado sea igual, Por otro lado la planilla que es la que nos arroja las ganancias se calcula de forma manual y su resultado se da (SUMANDO) es decir, que cada uno de sus registros es sumado uno por uno lo que hace que el resultado no sea tan veraz y eficiente como lo es el calculo de los gastos que es respaldado por un sistema básico de calculo y bases de datos como lo es Access.


Propuesta de solución

creación de una planilla idéntica a la manual a una planilla totalmente virtual, es decir, que por medio de una interfaz, esta nos permita hacer todas la modificaciones que haríamos normalmente en una de las planillas manuales.

La solución es el desarrollo de un sistema que permita de manera amigable rápida y segura la alimentación de dicha planilla pero de forma digital, es la

Funciones del sistema

El sistema nos brindara muchas funciones las cuales nos permitirán trabajar como si estuviéramos trabajando la planilla manual además de esto este sistema nos lanzara informes diarios y mensuales de los saldos y los débitos que posee la planilla, el numero de conductores que tiene en el momento activos y los que tuvo en el mes. Nos permitirá visualizar en cualquier momento el producido actual que a recaudado la planilla a la fecha también nos dará informes que nos permitirán hacer un balance general del carro de los últimos 6 meses

RECURSOS TECNICOS Y TECNOLOGICOS.

Recursos Tecnicos y Tecnologicos:



FLUJOGRAMA

Flujograma:



BIBLIOGRAFIA


BIBLIOGRAFIA

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CIBERGRAFIA

Cibergrafia: